Tentukan sumber resmi
Panduan yang sama bisa tersimpan dalam folder, email, dan chat dengan versi berbeda. Pilih sumber yang dianggap resmi. Dokumen lain boleh tetap ada, tetapi jangan semuanya dimasukkan tanpa status yang jelas.
Beri pemilik pada dokumen
Setiap kelompok dokumen perlu orang atau fungsi yang bertanggung jawab memperbaruinya. Tanpa pemilik, asisten akan terus menjawab berdasarkan kebijakan lama dan kesalahannya sulit diperbaiki dari akar.
Samakan akses dengan pekerjaan
Kemampuan mencari cepat bukan alasan untuk membuka semua dokumen kepada semua orang. Asisten harus mengikuti hak akses yang sama atau lebih ketat daripada sistem sumbernya. Uji juga pertanyaan yang seharusnya ditolak.
Simpan jejak sumber
Jawaban yang baik menyertakan dokumen asal dan bagian yang dirujuk. Jejak ini membantu pengguna memeriksa konteks, dan membantu tim memperbaiki sumber ketika jawabannya kurang tepat. Evaluasi pun sebaiknya memakai pertanyaan nyata dari pengguna, bukan daftar pertanyaan yang dibuat khusus agar sistem terlihat pintar.